Relatiegeschenken in je boekhouding verwerken

Relatiegeschenken in je boekhouding verwerken betekent twee dingen tegelijk: de kosten op de juiste plek in je administratie boeken, en per ontvanger vastleggen wat er is gegeven. Het eerste doet je boekhoudpakket. Het tweede doet niemand voor je, en dat is precies het deel dat achteraf het vaakst ontbreekt. De fiscale regels zijn op te zoeken; de onderbouwing waarop je die regels toepast moet je zelf hebben aangelegd.

In het kort:

• Houd relatiegeschenken op een eigen grootboekrekening, los van personeelskosten.
• Leg per geschenk zes gegevens vast: ontvanger, relatie, aanleiding, datum, bedrag per stuk en aantal.
• Tel per ontvanger op over het hele jaar, want daar hangt de fiscale behandeling aan.
• Scheid geschenken aan medewerkers vanaf dag een van geschenken aan klanten.
• Bewaar de factuur en de ontvangerslijst bij elkaar, niet in twee systemen.

Waarom de administratie belangrijker is dan de boeking zelf

Het boeken van een factuur voor relatiegeschenken is niet ingewikkeld. Het zijn zakelijke kosten, ze gaan op een kostenrekening, en je boekhoudpakket doet de rest. De complicatie zit erna.

Of die kosten aftrekbaar zijn, en of de btw erop teruggevraagd kan worden, hangt niet af van de factuur maar van wie het geschenk heeft gekregen en van hoeveel diezelfde persoon dat jaar in totaal heeft gekregen. Een factuur van 250 waterflessen vertelt dat niet. Zonder ontvangerslijst is de factuur boekhoudkundig correct verwerkt en fiscaal onbruikbaar.

Dat is het verschil tussen boeken en vastleggen. Boeken gebeurt automatisch. Vastleggen gebeurt alleen als iemand het op het moment van verzending doet, en dat is vrijwel nooit de boekhouder.

De zes gegevens die je per geschenk nodig hebt

Een bruikbare vastlegging bevat per geschenk of per verzendronde:

• De ontvanger. Naam en bedrijf, of bij medewerkers het personeelsnummer.
• De relatie. Klant, leverancier, prospect of medewerker. Dit bepaalt welk regime geldt.
• De aanleiding. Kerst, jubileum, afronding van een project, een bedankje.
• De datum. Van verzending, niet van de factuur.
• Het bedrag per stuk exclusief btw. De prijs die jij hebt betaald, inclusief personalisatie.
• Het aantal per ontvanger. Bij een pakket met meerdere artikelen telt de som.

Met die zes kun je op elk moment de vraag beantwoorden die er fiscaal toe doet: wat heeft deze persoon dit jaar van ons gekregen. Zonder die zes reconstrueer je dat in januari uit e-mails en pakbonnen, en dan blijkt er altijd iets te ontbreken.

Een spreadsheet is genoeg. Wat niet werkt is de informatie verspreid houden over een verzendlijst bij marketing, een factuur bij de boekhouding en een adressenbestand in het CRM.

Scheid klanten en medewerkers vanaf het begin

De belangrijkste splitsing in je grootboek is niet die tussen groot en klein, maar die tussen extern en intern. Geschenken aan klanten, leveranciers en prospects zijn relatiegeschenken. Geschenken aan je eigen medewerkers vallen onder de werkkostenregeling en horen thuis in de loonadministratie.

Die twee stromen hebben verschillende regels, verschillende grenzen en verschillende gevolgen als je eroverheen gaat. Wat er per stroom geldt hebben we uitgewerkt in zijn relatiegeschenken aftrekbaar, waarin ook de werkkostenregeling aan bod komt, en in is een kerstpakket aftrekbaar voor het moment waarop beide stromen tegelijk lopen.

In de praktijk gaat het mis bij gemengde bestellingen. Je koopt tweehonderd notitieboeken en geeft er honderdtwintig aan klanten en tachtig aan medewerkers. Op de factuur staat een bedrag; in je administratie horen twee bedragen te staan. Splits dat bij het inboeken, niet bij de jaarafsluiting.

De btw is een aparte vraag

De btw op relatiegeschenken volgt een eigen regeling met een eigen drempel, en die werkt per ontvanger per jaar. Dat betekent dat je de btw pas correct kunt behandelen als je vastlegging per ontvanger op orde is. Het is dezelfde administratie, voor een tweede doel.

De regeling zelf, inclusief het bedrag en de uitzonderingen, staat in btw op relatiegeschenken. Praktisch advies bij het inboeken: leg naast het bedrag exclusief btw ook de personalisatiekosten per stuk vast. Of die kosten in de berekening meetellen is een vraag voor je boekhouder, maar zonder dat cijfer in je administratie kan hij de vraag niet beantwoorden zonder de order opnieuw op te vragen.

Maandelijks bijwerken, niet in januari

De vastlegging werkt alleen als hij bijgewerkt wordt op het moment van verzenden. Plan daarom een vast moment: aan het einde van elke maand waarin er iets is verstuurd, wordt de lijst aangevuld en naast de facturen van die maand gelegd. Dat kost een kwartier en voorkomt de reconstructie achteraf, die altijd meer tijd kost en nooit compleet wordt.

Wanneer je je boekhouder erbij haalt

Niet elk geschenk vraagt om overleg. Een ronde kerstattenties aan klanten binnen een normaal budget verwerkt elke boekhouder zonder vragen. Leg het wel voor bij:

• een geschenk dat voor een individuele ontvanger fors hoger uitvalt dan gebruikelijk;
• geschenken aan mensen die tegelijk klant en medewerker zijn, of aan familieleden van medewerkers;
• een gemengde bestelling die je niet zuiver kunt splitsen;
• geschenken aan ontvangers in het buitenland;
• alles waarbij je twijfelt of het een relatiegeschenk is of representatie.

De actuele bedragen en percentages staan bij de Belastingdienst en veranderen per jaar. Wij noemen ze bewust niet in dit artikel, omdat een verouderd bedrag in een boekhoudartikel erger is dan geen bedrag. Ga voor de cijfers naar de Belastingdienst of naar onze fiscale artikelen, waar het jaartal er expliciet bij staat.

Wat wij aanleveren bij een bestelling

Omdat de vastlegging aan jouw kant moet gebeuren, proberen wij het zo min mogelijk werk te maken. Bij elke order krijg je een factuur met het bedrag per stuk exclusief btw per artikel, de personalisatiekosten apart gespecificeerd en een pakbon per verzendadres.

Verzenden wij rechtstreeks naar de ontvangers, dan krijg je de verzendlijst terug zoals hij is uitgevoerd, inclusief de adressen die zijn afgevallen. Dat is het bestand dat je in je administratie wilt hebben, want het laat zien wie het geschenk werkelijk heeft gekregen en niet alleen wie ervoor stond ingepland.

Laat ons weten om hoeveel mensen het gaat en wat de aanleiding is. Binnen 24 uur krijg je per mail een voorstel met producten, staffel en levertijd, en een factuurspecificatie die je zo in je boekhouding kunt overnemen.

Vraag een offerte aan voor je relatiegeschenken